Grundsätzlich ist jedes Unternehmen von den GoBD betroffen. Auch Einnahmen-Überschuß-Rechner. Für Kleinst-Unternehmen bis 17.500€ Umsatz könnten Erleichterungen im Betracht kom-men. Im Zweifel fragen Sie Ihren Steuerberater.

Jeder Geschäftsvorfall ist zeitnah, d. h. möglichst unmittelbar nach seiner Entstehung in einer Grundaufzeichnung oder in einem Grundbuch zu erfassen. / (Rz. 46) Eine zeitgerechte Erfassung der Belege bedeutet: • Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen spätestens innerhalb von zehn Tagen • Tägliche Erfassung von baren Geschäftsvorfällen (Kasse) • Acht-Tages-Orientierung bei der Erfassung von Kontokor-rentbeziehungen, d.h.: Rechnungen, die nicht innerhalb von 8 Tagen bezahlt sind, müssen kreditorisch erfasst werden. Die Funktion der Grund(buch)aufzeichnung (Erfassung) kann auf Dauer auch durch eine geordnete Belegablage erfüllt werden, die die Erfassung im o.g. Sinn einschließt.

Eine rechtzeitige Festschreibung der Buchhaltung heißt: 1) Festschreibung mit Ablauf des Monats, der auf den Monat der Erfassung folgt 2) Festschreibung mit Zeitpunkt der Übermittlung der Umsatz-steuervoranmeldung bei monatlicher Abgabe Gemäß der neuen GoBD sind alle IT-Systeme und Prozesse be-troffen, die aufzeichnungspflichtige Daten bewegen. Nicht nur das Buchhaltungsprogramm sondern insbesondere auch alle sogenannte Nebensysteme.

Im Unternehmen entstandene oder dort in digitaler Form einge-gangene aufzeichnungs-/aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze und elektronische Dokumente sind unverändert aufzubewahren und dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.

Empfangene oder abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe erhalten erst mit dem Kontierungsvermerk und der Verbuchung auch die Funktion eines Buchungsbelegs. / (Rz. 63) Zur Erfüllung der Belegfunktionen sind deshalb Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum auf dem Papierbeleg erforderlich. Bei einem elektronischen Beleg kann dies auch durch die Verbindung mit einem Datensatz mit Angaben zur Kontierung oder durch eine elektronische Verknüpfung (z. B. eindeutiger Index, Barcode) erfolgen. Ein Steuerpflichtiger hat andernfalls durch organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass die Geschäftsvorfälle auch ohne Angaben auf den Belegen in angemessener Zeit progressiv und retrograd nachprüfbar sind. / (Rz. 64) Korrektur- bzw. Stornobuchungen müssen auf die ursprüngliche Buchung rückbeziehbar sein.

"Grundsätzlich ist jede Betriebseinnahme und Betriebsausgabe mit nachvollziehbarer Bezeichnung einzeln aufzuzeichnen. Diese Verpflichtung betrifft alle Unternehmen, unabhängig von der Rechtsform, Betriebsgröße und der Gewinnermittlungsart. Eine gesetzliche Pflicht zum Einsatz elektronischer Aufzeichnungssysteme („Registrierkassenpflicht“) existiert zwar nicht. Der Einsatz der Technik hat aber eine Reihe von betriebswirtschaftlichen Vorteilen und erleichtert die Erfüllung steuerlicher Aufzeichnungspflichten. Die wesentlichen Regeln zur ordnungsmäßigen Führung einer GOBD Kasse lauten: - Einzelaufzeichnung: Jeder Kassiervorgang/Geschäftsvorfall muss grundsätzlich einzeln aufgezeichnet werden. Die Einzelaufzeichnungspflicht muss ausnahmsweise nicht erfüllt werden, soweit sie unzumutbar ist, z. B. weil nachweislich Waren an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden. In diesem Fall müssen die Bareinnahmen anhand eines sogenannten Kassenberichts nachgewiesen werden. Für die Anfertigung eines Kassenberichts ist der gesamte geschäftliche Bargeldendbestand einschließlich Hartgeld - unabhängig vom Aufbewahrungsort des Geldes (z. B. Tresorgeld, Handkassen des Personals, Wechselgeld, Portokasse etc.) - täglich zu zählen. - Kassenabschluss ist täglich. - Manipulationssicherheit: Eine GOBD-konforme Kasse darf nicht manipuliert werden können. Der Betreiber der Kasse muss dies gegenüber dem Finanzamt mit einem TSE-Zertifikat dokumentieren. - Belegausgabepflicht: Händler müssen an ihre Kunden Belege ausgeben. - Registrierung der Kasse beim Finanzamt: Jede elektronische Kasse und jedes elektronische Bezahlsystem muss beim Finanzamt angemeldet sein, sobald dies technisch möglich ist. - Unangemeldete Kassennachschau: Finanzbeamte können jederzeit unangemeldet eine Kassennachschau, also eine Kassenprüfung, bei einem stationären Händler vornehmen. Die Regeln zur GOBD Kasse gelten für elektronische Kassen sowie elektronische und digitale Bezahlsysteme aller Art: elektronische Registrierkasse, elektronische Kassensysteme, Kartenterminals und Zahlungs-Apps, Waagen mit Kassenfunktion usw. Ab dem 31.03.2021 müssen in Deutschland Registrierkassen, deren Bauart es technisch zulässt, mit einer sogenannten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Die Sicherheitseinrichtung speichert die Transaktionen der Kasse auf ihrem internen Speicher und liefert einen Code zurück an die Kasse. Dieser Code ist auf jeden Verkaufsbeleg zu drucken. Die Daten werden in einem unveränderbaren Protokoll gespeichert, das für das Finanzamt exportierbar sein muss. Nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschaffte Registrierkassen, welche die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010, BStBl I 2010, 1342 erfüllen, aber bauartbedingt NICHT aufrüstbar sind, so dass sie die Anforderungen des § 146a AO nicht erfüllen, dürfen längstens bis zum 31.12.2022 weiterhin verwendet werden (Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO). Die Nachweise des Vorliegens dieser Voraussetzungen sind für die jeweils eingesetzte Registrierkasse der Systemdokumentation beizufügen (z.B. durch eine Bestätigung des Kassenherstellers). Von der Ausnahmeregelung des Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO sind PC-Kassensysteme NICHT umfasst."

Zur Erfüllung der Journalfunktion und zur Ermöglichung der Kontenfunktion sind bei der Buchung insbesondere die nachfolgenden Angaben zu erfassen oder bereit zu stellen (Rz. 94): Hier eine Auswahl der möglichen Problemfelder: • Eindeutige Belegnummer (siehe Rz. 77), • • Belegdatum, soweit nicht aus den Grundaufzeichnungen ersichtlich (siehe Rzn. 77 und 85) • Buchungsdatum, • Erfassungsdatum, soweit nicht aus der Grundaufzeichnung ersichtlich (siehe Rz. 85), • Autorisierung soweit vorhanden, • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (siehe Rz. 78), • Steuernummer (siehe Rz. 78)

Die Erforderlichkeit einer Verfahrensdokumentation wird aus dem Grundsatz der Nachvollziehbar-keit und Nachprüfbarkeit von Unterlagen (und Verfahren) abgeleitet. Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion. / (Rz. 152) Für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist muss gewährleistet und nachgewiesen sein, dass das in der Dokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Verfahren voll entspricht. Dies gilt insbesondere für die eingesetzten Versionen der Programme (Programmidentität). Änderungen einer Verfahrensdokumentation müssen historisch nachvollziehbar sein. Dem wird genügt, wenn die Änderungen versioniert sind und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorgehalten wird. (…) / (Rz. 154)